退職届の正しい書き方と注意点を徹底解説!完全マニュアル

退職について

退職届は正式に退職の意思を会社に伝える重要な書類です。

これを正しく作成し、適切に提出することで、円滑に退職手続きを進めることができます。

退職届の基本構成や記載方法、提出のタイミングなど、初めて退職届を書く方でも分かりやすいように説明していきます。

退職代行ガーディアン公式はこちら

退職届の重要性

退職届は、退職の意思を会社に正式に伝えるための書類です。

口頭で退職の意思を伝えるだけでは、後々トラブルになる可能性があります。

そのため、書面で退職の意思を示すことが非常に重要です。

退職届を提出することで、会社側も正式な手続きに移行できるため、双方にとって円満な退職が実現します。

退職届は、退職日や退職理由を明確にする役割も持っています。

会社側は後任者の手配や業務の引き継ぎなど、必要な準備を進めることができます。

また、退職理由を適切に記載することで、円満退職に向けたコミュニケーションが円滑に進むことも期待できます。

さらに、退職届は法的効力を持つ重要な書類です。

退職の意思が確定し、会社側もそれに基づいて正式な手続きを進めることが求められます。

退職届を提出することで、退職後のトラブルを避けることができ、安心して次のステップに進むことができます。

このように、退職届は退職手続きをスムーズに進めるために欠かせない書類です。

退職届の基本構成

退職届とは何か

退職届は、従業員が会社に対して退職の意思を正式に伝えるための書類です。これを提出することで、退職手続きが正式に開始されます。退職届を提出することにより、会社側も後任者の手配や業務の引き継ぎなどをスムーズに進めることができます。

退職願との違い

退職に関連する書類には「退職願」と「退職届」がありますが、これらには明確な違いがあります。以下では、それぞれの特徴について説明します。

  • 退職願の特徴:
    • 退職願は、従業員が会社に対して「退職したい」という意思を示す書類です。これはあくまで希望を伝えるものであり、会社側がそれを受理しなければ退職は成立しません。
    • 退職願は、まだ退職の最終決定をしていない段階で提出されることが多いです。退職の意思を伝えた後、会社との話し合いが行われることがあります。
    • 例えば、「家庭の事情で退職を考えていますが、具体的な退職日はまだ未定です」といった形で提出されます。
  • 退職届の特徴:
    • 退職届は、従業員が会社に対して「退職する」という最終的な意思を正式に伝える書類です。これを提出することで、退職の意思が確定します。
    • 退職届は、提出された時点で退職の手続きが開始されるため、会社側もそれを受理する義務があります。
    • 例えば、「一身上の都合により、○月○日をもって退職いたします」といった形で、具体的な退職日を明記して提出されます。

退職届の役割

退職届には、退職の意思を正式に伝えるだけでなく、法的な効力や会社との契約終了手続きに関する役割もあります。

法的効力について

退職届は、従業員が退職の意思を正式に表明する書類であり、法的効力を持ちます。これにより、従業員と会社の間の労働契約が終了することが確定します。会社側も、退職届を受け取ることで正式に退職手続きを開始しなければなりません。

  • 法的効力のポイント:
    • 退職届が提出されると、労働契約の終了が法的に認められます。
    • 会社は、退職届を受理した時点で、退職日に向けた準備を進める必要があります。

会社との契約終了手続き

退職届は、会社との契約終了手続きを正式に開始するための書類でもあります。これにより、会社は後任者の手配や業務の引き継ぎを進めることができます。

  • 契約終了手続きのポイント:
    • 退職届を提出することで、会社との契約が正式に終了する日が確定します。
    • 会社側も、退職日に向けて必要な手続きを進めることが求められます。例えば、退職金の支払いや社会保険の手続きなどが含まれます。

退職届は、退職の意思を正式に伝えるための重要な書類であり、法的効力や契約終了手続きを進める上で欠かせない役割を果たします。

JAC Recruitmentはこちら

退職届の書き方

基本情報の記載方法

退職届を作成する際には、基本情報を正確に記載することが重要です。以下では、氏名と住所、日付と宛先の書き方について説明します。

氏名と住所

  1. 正確な記載方法:
    • 退職届の冒頭には、自分の氏名と住所を記載します。一般的には、紙の右上に記載します。具体的には、以下のように書きます。

〒123-4567
東京都○○区○○町1-2-3
山田 太郎

    • 住所は郵便番号を含め、正確に記載します。部屋番号やビル名も省略せずに書きましょう。
  1. 注意点:
    • 住所や氏名に誤字脱字がないように注意します。特に漢字の誤りがないように確認しましょう。
    • 氏名はフルネームで記載し、敬称(様、殿など)は不要です。

日付と宛先

  1. 提出日の日付:
    • 退職届の日付は、提出する日を記載します。紙の右上に住所や氏名と並べて記載するのが一般的です。

令和○年○月○日

宛先の書き方:

  • 宛先は、退職届を提出する相手(通常は直属の上司や人事部長)を記載します。以下のように、紙の左下に書きます。

株式会社○○○○
人事部長 ○○ ○○殿

退職理由の書き方

退職理由は、退職届に必ず記載する重要な項目です。一般的には「一身上の都合」と記載することが多いですが、具体的な理由を書く場合もあります。

一身上の都合とは

  1. 適切な表現の例:
    • 「一身上の都合」とは、個人的な理由で退職することを意味します。具体的な理由を詳細に記載する必要はありません。

一身上の都合により、○月○日をもって退職いたします。

  1. 不適切な表現の例:
    • あまりにも曖昧すぎる表現や、会社に対してネガティブな印象を与える表現は避けましょう。
      • 「なんとなく退職したいと思います。」
      • 「会社の体制に不満があるため退職します。」

具体的な理由を書く場合

  1. 言い回しの工夫:
    • 具体的な理由を書く場合でも、前向きな理由や個人的な事情を中心に書くことが望ましいです。
      家庭の事情により、○月○日をもって退職させていただきます。
    • 「新しい挑戦をするため」や「キャリアアップのため」など、ポジティブな理由を強調することで、円満退職に繋がります。
      新たな挑戦のため、○月○日をもって退職させていただきます。
  2. 注意すべきポイント:
    • 具体的な理由を書く際には、会社や上司に対する批判やネガティブな表現を避けましょう。これは円満退職を妨げる原因となります。
    • 退職理由を簡潔にまとめ、退職日を明確に記載することが大切です。

退職届の書き方は、形式や内容が非常に重要です。

基本情報を正確に記載し、退職理由を適切に書くことで、退職手続きをスムーズに進めることができます。

退職届のフォーマット

手書きと印刷の違い

退職届を作成する際には、手書きで書くか、パソコンで印刷するかを選ぶことができます。それぞれにメリットとデメリットがありますので、以下で詳しく説明します。

手書きのメリットとデメリット

  1. 誠実さの伝え方:
    • メリット: 手書きの退職届は、書き手の誠実さや真剣な気持ちを伝えるのに効果的です。手間をかけて書いたことが、上司や会社に対する敬意を示すことにも繋がります。
      手書きの退職届は、心を込めて書かれているため、受け取った側に温かみを感じさせます。
    • デメリット: 誤字脱字が発生しやすく、一度書き間違えると最初からやり直す必要があるため、手間がかかります。また、字が汚いと読みにくくなってしまう可能性もあります。
      手書きの場合、書き直しが面倒であり、時間がかかることがデメリットとなります。

印刷のメリットとデメリット

  1. 清潔感と見やすさ:
    • メリット: パソコンで作成した退職届は、フォーマットが整っていて清潔感があり、見やすいです。統一されたフォントで書かれているため、読みやすさが向上します。
      印刷された退職届は、整然としており、読みやすく清潔感があります。
    • デメリット: 手書きに比べて機械的な印象を与えることがあります。誠実さや真剣な気持ちが伝わりにくいと感じる人もいるかもしれません。
      印刷された退職届は、形式的な印象を与えやすく、個人的な気持ちが伝わりにくい場合があります。
  2. テンプレートの利用方法:
    • メリット: テンプレートを利用することで、フォーマットが統一され、簡単に退職届を作成することができます。インターネット上には多くの無料テンプレートがあり、それを利用することで効率的に作成できます。
      テンプレートを使えば、フォーマットの統一が図れ、短時間で正確な退職届が作成できます。
    • デメリット: テンプレートをそのまま使うと、他の人と同じフォーマットになりやすく、個性が失われることがあります。
      テンプレートの使用は便利ですが、個性が感じられず、形式的な印象を与えることがあります。

封筒の使い方

退職届を提出する際には、封筒に入れて提出するのが一般的です。以下では、封筒の選び方と封の仕方について詳しく説明します。

封筒の選び方

  1. サイズと色:
    • サイズ: 退職届を入れる封筒は、一般的に長形4号(9号封筒)や洋形2号が適しています。A4用紙を三つ折りにして入れることができるサイズです。
      長形4号(9号封筒)は、A4用紙を三つ折りにして入れるのに適しています。
    • : 封筒の色は白やクリーム色が一般的です。ビジネスシーンにふさわしい、落ち着いた色を選びましょう。
      白やクリーム色の封筒は、ビジネスにふさわしい落ち着いた印象を与えます。
  2. 名前の書き方:
    • 封筒には、自分の名前と「退職届」を記載します。表面の左上に自分の名前を、中央に「退職届」と書きます。
    • 封筒の左上には自分の名前を、中央には「退職届」と明記します。

封の仕方

  1. 正式な封の方法:
    • 封筒を封をする際には、封筒のフラップ部分をきちんと折り、のりやシールで閉じます。これにより、中身が開かれずに安全に届けられます。
      封筒をしっかりと封をして、中身が開かれないようにします。
  2. 封筒のマナー:
    • 封筒の裏側には、「〆」マークを記載することが一般的です。これにより、正式に封をしたことを示します。
      封筒の裏側には、「〆」マークを記載し、正式に封をしたことを示します。

退職届のフォーマットについて理解することで、より正確で印象の良い退職届を作成することができます。

退職代行ガーディアン公式はこちら

退職届の提出方法

提出タイミングと方法

退職届を提出する際には、適切なタイミングと方法を考慮することが重要です。

これにより、スムーズに退職手続きを進めることができます。

以下では、適切なタイミングと提出先について詳しく説明します。

適切なタイミング

  1. 業務の状況を考慮:
    • 退職届を提出するタイミングは、会社の業務状況を考慮することが大切です。繁忙期や重要なプロジェクトの最中に退職を申し出ると、会社に多大な影響を与える可能性があります。できるだけ業務が落ち着いている時期を選びましょう。
      退職届を提出する際は、業務が比較的落ち着いている時期を選び、会社への影響を最小限に抑えることが重要です。
  2. 退職日の設定:
    • 退職日を設定する際には、会社の就業規則や労働契約書に記載されている退職通知期間を確認しましょう。一般的には、退職の1ヶ月前に通知することが求められます。これにより、会社が後任者の手配や業務の引き継ぎを計画的に行うことができます。
      退職日は、会社の就業規則や労働契約書に従い、少なくとも1ヶ月前に通知するようにします。これにより、会社がスムーズに対応できるようになります。

提出先と手渡し方法

退職届の提出先や手渡し方法についても、適切に行うことが重要です。

以下では、上司や人事部への提出方法について説明します。

上司への提出方法

  1. 上司への直接手渡し:
    • 退職届は、まず直属の上司に直接手渡しするのが一般的です。事前に面談の時間を設定し、退職の意向を伝えた上で、退職届を手渡します。この際には、退職の理由や今後の予定についても簡潔に説明しましょう。
      退職届は、まず直属の上司に直接手渡しします。事前に面談の時間を設定し、退職の意向を伝えた上で手渡します。
  2. 誠実な態度での提出:
    • 退職届を手渡す際には、誠実な態度で臨むことが大切です。これまでの指導やサポートに対して感謝の意を伝え、円満な退職を目指しましょう。また、退職後の引き継ぎやサポートについても、前向きに協力する姿勢を示します。
      退職届を手渡す際には、誠実な態度で臨み、感謝の意を伝えます。退職後の引き継ぎやサポートにも前向きに協力する姿勢を示します。

人事部への手渡し

  1. 上司の了承を得た後に提出:
    • 直属の上司に退職届を手渡した後、上司の了承を得てから人事部に提出します。上司との面談が終わった後に、人事部に連絡を取り、提出の方法やタイミングを確認しましょう。
      直属の上司に退職届を手渡した後、上司の了承を得てから人事部に提出します。人事部に連絡を取り、提出方法やタイミングを確認します。
  2. 人事部への手渡し方法:
    • 人事部に退職届を手渡す際には、上司と同様に誠実な態度で臨みます。提出の際には、退職理由や今後の予定について簡潔に説明し、必要な手続きを確認しましょう。また、退職後の手続きや書類の準備についても確認しておくと良いです。
      人事部に退職届を手渡す際には、誠実な態度で臨みます。退職理由や今後の予定を簡潔に説明し、必要な手続きを確認します。

適切なタイミングで、上司と人事部に退職届を手渡しすることで、スムーズに退職手続きを進めることができます。

退職届提出後の対応

上司や同僚への対応

退職届を提出した後も、上司や同僚への対応は非常に重要です。

感謝の気持ちを伝え、引き継ぎ業務をしっかりと行うことで、円満な退職が実現します。

感謝の気持ちを伝える

  1. 感謝の言葉の例:
    • 退職の際には、これまでお世話になった上司や同僚に対して感謝の気持ちを伝えることが大切です。具体的な感謝の言葉を述べることで、退職後も良好な関係を保つことができます。
      例1: 「これまで多くのご指導をいただき、本当にありがとうございました。皆さんのおかげで多くのことを学ぶことができました。」
      例2: 「長い間お世話になり、ありがとうございました。皆さんとの素晴らしい思い出は、私にとって大切な宝物です。」
  2. 退職後の連絡先交換:
    • 退職後も連絡を取り合いたい場合には、連絡先の交換をしておくと良いです。これにより、何かあった際にも迅速に対応できるほか、再会の機会も持てます。
      「退職後も連絡を取り合いたいので、連絡先を交換させていただけますか?」
      「今後ともぜひ連絡を取り合いたいので、メールアドレスや電話番号を教えていただけると嬉しいです。」

引き継ぎ業務の進め方

  1. 業務内容の整理:
    • 退職前に、自分が担当していた業務内容を整理し、後任者がスムーズに業務を引き継げるように準備します。具体的には、以下の手順で進めます。
      - 担当していたプロジェクトやタスクをリストアップします。
      - 各プロジェクトの進捗状況や重要な締め切りを明記します。
      - 使用していた資料やデータの保存場所を明確にします。
  2. 後任者への指導:
    • 後任者に対して、具体的な業務内容を指導し、スムーズに引き継ぎができるようにサポートします。以下のポイントを意識して指導します。
      - 業務手順や注意点を詳細に説明します。
      - 実際の業務を一緒に行いながら、具体的な作業方法を教えます。
      - 質問があれば、その都度丁寧に回答し、理解を深めてもらいます。

引き継ぎ業務をしっかりと行うことで、後任者がスムーズに業務を開始でき、会社への迷惑を最小限に抑えることができます。

また、上司や同僚に対して感謝の気持ちを伝えることで、退職後も良好な人間関係を保つことができます。

JAC Recruitmentはこちら

退職届のサンプル

実際のフォーマット例

ここでは、手書きと印刷の退職届のサンプルを提供します。

それぞれのフォーマット例と書き方の注意点を詳しく説明します。

手書きのサンプル

  1. フォーマットの具体例:

〒123-4567
東京都○○区○○町1-2-3
山田 太郎

令和○年○月○日

株式会社○○○○
人事部長 ○○ ○○殿

退職届

私こと、一身上の都合により、令和○年○月○日をもちまして退職いたします。

長い間、大変お世話になり、誠にありがとうございました。

山田 太郎 印

  1. 書き方の注意点:
    • 正確さ: 氏名や住所、日付を正確に記載します。特に漢字の誤りがないように確認します。
    • 読みやすさ: 手書きの場合は、丁寧に書くことを心がけます。字が汚いと読みづらくなり、印象が悪くなります。
    • 敬称の使用: 宛先には「殿」を使用します。「様」よりもフォーマルな表現です。
    • 捺印: 最後に自分の名前の横に捺印します。これは正式な書類であることを示します。

印刷のサンプル

  1. テンプレートの活用例:

    〒123-4567
    東京都○○区○○町1-2-3
    山田 太郎

    令和○年○月○日

    株式会社○○○○
    人事部長 ○○ ○○殿

    退職届

    私こと、一身上の都合により、令和○年○月○日をもちまして退職いたします。

    長い間、大変お世話になり、誠にありがとうございました。

    山田 太郎
    (捺印)

  2. 印刷時のポイント:
    • フォーマットの統一: フォントや文字サイズを統一し、整然としたレイアウトにします。一般的には、フォントは「明朝体」や「ゴシック体」を使用します。
    • テンプレートの活用: インターネット上で提供されている退職届のテンプレートを活用することで、簡単にフォーマットを整えることができます。
    • 印刷品質: 高品質な紙とインクを使用し、見た目が綺麗な退職届を印刷します。A4サイズの用紙を使用するのが一般的です。
    • 捺印: 印刷した退職届にも、手書きと同様に最後に捺印します。これにより、正式な書類としての効力が認められます。

手書きと印刷の退職届には、それぞれのメリットとデメリットがあります。

手書きの場合は誠実さが伝わりやすい一方で、印刷の場合は見た目が整っていて読みやすいという利点があります。

自分の状況に合った方法を選んで、適切に退職届を作成しましょう。

よくある質問と対策

退職届に関するFAQ

退職届を作成・提出する際には、さまざまな疑問やトラブルが発生することがあります。

ここでは、よくある質問とその対策について詳しく説明します。

よくある質問

  1. 提出時のトラブル:
    • 質問: 退職届を提出する際、上司が不在の場合はどうすれば良いですか?
    • 回答: 上司が不在の場合は、事前に面談の予約を取るか、メールや電話で連絡を取り、別の日に再度訪問するようにしましょう。急ぎの場合は、直属の上司以外の信頼できる上司や人事部に相談して、代わりに提出する方法も検討します。
    • 質問: 退職届を提出した際に、上司から受け取りを拒否された場合はどうすれば良いですか?
    • 回答: 上司が受け取りを拒否する場合、まずは上司との対話を試み、理由を確認します。それでも受け取ってもらえない場合は、人事部に直接提出するか、書留郵便で送る方法もあります。
  2. 記載内容の疑問:
    • 質問: 退職理由はどのように記載すれば良いですか?
    • 回答: 一般的には「一身上の都合」と記載するのが無難です。具体的な理由を書く場合でも、ポジティブな理由を中心に記載するようにしましょう。ネガティブな表現は避けることが望ましいです。
    • 質問: 退職届の日付はいつの日付を記載すれば良いですか?
    • 回答: 退職届の日付は、提出する日の日付を記載します。退職日とは異なるため、注意が必要です。

トラブルシューティング

  1. 提出拒否された場合の対策:
    • 対策: 上司が退職届の受け取りを拒否した場合、まずは上司との対話を試み、受け取り拒否の理由を確認します。それでも解決しない場合は、人事部に直接提出するか、書留郵便で送る方法があります。書留郵便で送る場合は、送付状を添えて、受け取った証拠を残すようにします。
    • 具体的な手順:
      1. 上司に直接面談を依頼し、退職の意向を再度伝える。
      2. それでも拒否される場合は、人事部に相談し、直接提出の許可を得る。
      3. 書留郵便で送る場合は、送付状を添え、受取証明が残るようにする。
  2. 修正が必要な場合の対応:
    • 対策: 退職届に誤りがあった場合、修正の方法についても適切に対応する必要があります。手書きの場合は、新しい用紙に再度書き直すのが一般的です。印刷の場合も、修正箇所を訂正して再度印刷し直します。
    • 具体的な手順:
      1. 手書きの場合: 誤りがあった箇所を訂正するのではなく、新しい用紙に再度書き直す。
      2. 印刷の場合: 修正箇所を訂正し、新しい用紙に再度印刷する。
      3. 修正後の退職届を改めて上司に提出する。

退職届の提出や記載に関する疑問やトラブルは、事前に対策を講じることでスムーズに対応することができます。

まとめ

退職届の書き方と提出のポイント総括

退職届は、正式に退職の意思を会社に伝える重要な書類です。正しい書き方と提出の方法を理解しておくことで、円滑な退職手続きが可能となります。以下に、退職届の書き方と提出のポイントを総括します。

  1. 基本情報の正確な記載:
    • 氏名、住所、日付、宛先を正確に記載します。誤字脱字がないように注意し、特に漢字の間違いがないよう確認します。
  2. 退職理由の適切な表現:
    • 退職理由は「一身上の都合」と記載するのが一般的です。具体的な理由を書く場合も、ポジティブな表現を心がけ、ネガティブな理由は避けましょう。
  3. フォーマットの選択:
    • 手書きと印刷のどちらかを選びます。それぞれにメリットとデメリットがありますが、手書きは誠実さを伝えるのに有効であり、印刷は見た目が整っていて読みやすいです。
  4. 提出のタイミング:
    • 退職の意向を伝えるタイミングは、業務の状況を考慮して選びます。一般的には、退職の1ヶ月前に通知することが望ましいです。
  5. 提出方法:
    • まずは直属の上司に直接手渡しし、その後人事部に提出します。上司が不在の場合や受け取りを拒否された場合は、人事部に相談するか、書留郵便で送る方法を検討します。

正しい退職届がもたらす効果

正しい退職届を作成し提出することで、以下のような効果が期待できます。

  1. 円満退職の実現:
    • 退職の意思を正式に伝えることで、会社側も適切な対応を取ることができ、円満に退職手続きを進めることができます。
  2. トラブルの回避:
    • 書面で正式に退職の意思を伝えることで、後々のトラブルを避けることができます。特に法的効力が認められるため、確実な退職手続きを行うことができます。
  3. 良好な関係の維持:
    • 退職後も上司や同僚との良好な関係を保つことができます。感謝の気持ちを伝えることで、再会や将来的な協力の機会を持つことができます。

読者への励ましと次のステップへの提案

退職を決意し、退職届を作成・提出することは、大きな一歩です。しかし、正しい手順を踏むことで、新しいキャリアやライフステージにスムーズに移行することができます。以下に、次のステップへの提案をまとめます。

  1. 新しいキャリアの準備:
    • 退職後の新しいキャリアに向けて、スキルアップや資格取得の計画を立てましょう。自分の強みを生かした仕事を見つけるために、自己分析や市場調査を行うことが重要です。
  2. 健康管理とリフレッシュ:
    • 退職後は、まず心身の健康を大切にしましょう。リフレッシュする時間を持ち、健康的な生活習慣を身につけることで、次のステップに向けてエネルギーを蓄えます。
  3. 新しい人間関係の構築:
    • 退職後も積極的に新しい人間関係を構築しましょう。ボランティア活動や趣味のサークルに参加することで、新たなつながりを作ることができます。

退職は新しい始まりの一歩です。

勇気を持って次のステップに進むことで、充実したキャリアと生活が待っています。

あなたの未来が素晴らしいものになるよう、心から応援しています。

退職代行ガーディアン公式はこちら

 

タイトルとURLをコピーしました